खरिद अर्डर र GRN

परिचय

खरिद अर्डर (PO) भनेको आपूर्तिकर्ताबाट किन्न लागिएको स्टकको रेकर्ड हो — सामान आइपुग्नुअघि नै बनाइने। यो तपाईंको व्यवसायको किन्ने पक्ष हो, ग्राहक अर्डर (बेच्ने पक्ष) को ठ्याक्कै उल्टो।

PO ले निश्चितताका साथ जवाफ दिन्छ: हामीले के, कसबाट, कति मूल्यमा अर्डर गर्‍यौं, र आइपुग्यो कि पुगेन? यसले तपाईंको स्टक र वास्तविक लागत सही राख्छ, र प्रत्येक आपूर्तिकर्तासँग स्पष्ट प्रमाणको अभिलेख दिन्छ।

• सही स्टक — GRN मार्फत PO विरुद्ध सामान प्राप्त गरेपछि मात्र स्टक बढ्छ, त्यसैले कम वा आंशिक डेलिभरीमा पनि गणना सही रहन्छ।
• वास्तविक नाफा — तपाईंले राखेको लागत मूल्य नै प्रत्येक उत्पादनको ल्यान्डेड लागत बन्छ, त्यसैले मार्जिन अनुमान होइन, वास्तविक हुन्छ।
• खर्च नियन्त्रण — PO ले पैसा प्रतिबद्ध हुनुअघि स्वीकृति माग्न सक्छ।

उद्देश्य

आपूर्तिकर्ताबाट स्टक अर्डर गर्दा सधैं खरिद अर्डर प्रयोग गर्नुहोस्: खरिदको योजना बनाउन, आवश्यक भए स्वीकृत गराउन, अनि वास्तवमा के आइपुग्यो त्यो पुष्टि गर्न — ताकि तपाईंको स्टक र लागत कहिल्यै अनुमानमा नरहोस्।

चरणबद्ध मार्गदर्शन

1. PO बनाउनुहोस् (ड्राफ्ट)। आपूर्तिकर्ता र स्टक आइपुग्ने गोदाम छान्नुहोस्, त्यसपछि प्रत्येक उत्पादन त्यसको परिमाण र लागत मूल्यसहित थप्नुहोस्। जहिले पनि सेभ गर्नुहोस् — ड्राफ्टले अझै केही परिवर्तन गर्दैन।
2. स्वीकृतिका लागि पेश गर्नुहोस्। "सेभ र पेश गर्नुहोस्" ले PO लाई पेश गरिएको मा लैजान्छ। यदि आपूर्तिकर्तासँग पहिले नै खुला PO छ भने, फारमले चेतावनी दिन्छ ताकि दोहोरो नबनोस्।
3. स्वीकृति। स्वीकृति अनुमति भएको व्यक्तिले PO समीक्षा गरेर स्वीकृत गर्छ। पूर्वनिर्धारित रूपमा यो व्यवसाय मालिक, म्यानेजर, गोदाम म्यानेजर, वा इन्भेन्टरी कन्ट्रोलर हो। त्यो भूमिका नभएका कर्मचारीले PO बनाउन र पेश गर्न सक्छन्, तर स्वीकृत गर्न सक्दैनन्। कसले स्वीकृत गर्ने भन्ने कर्मचारी → अनुमति → खरिद अर्डर स्वीकृत मा परिवर्तन गर्न सकिन्छ। यदि तपाईं आफैं खरिद गर्नुहुन्छ भने, आफ्नै PO आफैं स्वीकृत गर्नुहुन्छ।
4. अर्डर। स्वीकृत भएपछि अर्डर गरिएको मा चिन्ह लगाउनुहोस् — यसको अर्थ आपूर्तिकर्तासँग पुष्टि भयो र बाटोमा छ।
5. सामान प्राप्त गर्नुहोस् (GRN)। डेलिभरी आइपुगेपछि गुड्स रिसिट्स खोल्नुहोस् र PO विरुद्ध गुड्स रिसिभ्ड नोट बनाउनुहोस्। प्रत्येक लाइनमा स्वीकृत, बिग्रेको र हराएको परिमाण राख्नुहोस्। स्वीकृत स्टक PO कै लागत मूल्यमा गोदाममा थपिन्छ; बिग्रेको छुट्टै बकेटमा जान्छ; हराएको कमीको रूपमा रेकर्ड हुन्छ।
6. आंशिक वा पूर्ण। अर्डरको केही भाग मात्र आयो भने PO आंशिक हुन्छ — बाँकी पछि अर्को GRN बनाएर प्राप्त गर्नुहोस्। सबै आइसकेपछि यो प्राप्त भयो मा चिन्ह लाग्छ।

महत्त्वपूर्ण: खरिद अर्डर आफैंले स्टक परिवर्तन गर्दैन — गुड्स रिसिट (GRN) ले मात्र गर्छ। सामान प्राप्त नभएसम्म PO केवल एउटा योजना हो।

सामान्य गल्तीहरू

• लाइन परिमाण नजाँची अर्डर गरेभन्दा बढी प्राप्त गर्नु।
• केही सामान बिग्रेको वा हराएको हुँदा पनि सबै स्वीकृत भनी चिन्ह लगाउनु — सही विभाजन राख्नुहोस् ताकि स्टक र लागत सही रहोस्।
• PO स्वीकृत हुनेबित्तिकै स्टक बढ्छ भन्ने अपेक्षा गर्नु। GRN प्राप्त गरेपछि मात्र स्टक बढ्छ।
• गलत गोदाम छान्नु — सामान PO मा रेकर्ड भएको गोदाममा थपिन्छ।
• लागत मूल्य शून्य छोड्नु — यसले नाफा मार्जिन र स्टक मूल्याङ्कन गलत बनाउँछ।
• पहिले नै खुला PO भएको आपूर्तिकर्ताका लागि दोस्रो PO बनाउनु — फारममा देखिने दोहोरो चेतावनी हेर्नुहोस्।

उत्कृष्ट अभ्यास

• सही लागत मूल्य राख्नुहोस् — यसले वास्तविक मार्जिन र इन्भेन्टरी मूल्याङ्कन निर्धारण गर्छ।
• सामान आइपुग्नेबित्तिकै PO विरुद्ध प्राप्त गर्नुहोस्, ताकि स्टक सधैं ताजा रहोस्।
• कर्मचारीले PO बनाउन थालेपछि खर्च नियन्त्रणका लागि स्वीकृति चरण प्रयोग गर्नुहोस्।
• रिमार्क्समा सन्दर्भ नम्बर राख्नुहोस् ताकि पछि आपूर्तिकर्ताको बिलसँग PO मिलाउन सकियोस्।

प्रश्नोत्तर

खरिद अर्डर कसले स्वीकृत गर्छ? पूर्वनिर्धारित रूपमा व्यवसाय मालिक, म्यानेजर, गोदाम म्यानेजर वा इन्भेन्टरी कन्ट्रोलर। यो कर्मचारी → अनुमति मा परिवर्तन गर्न सकिन्छ।

PO बनाउँदा स्टक परिवर्तन हुन्छ? हुँदैन। गुड्स रिसिट (GRN) मार्फत PO विरुद्ध सामान प्राप्त गर्दा मात्र स्टक परिवर्तन हुन्छ।

अर्डरको केही भाग मात्र आयो भने? जति आयो त्यति प्राप्त गर्नुहोस् — PO आंशिक हुन्छ। बाँकी आएपछि प्राप्त गर्नुहोस्।

ल्यान्डेड लागत के हो? PO मा तपाईंले राखेको लागत मूल्य। यो उत्पादनको लागतका रूपमा प्रयोग हुन्छ, ताकि नाफाको हिसाब सही होस्।